Así se escribe una carta formal

Tenemos dos formas de comunicarnos: la formal y la informal. La situación comunicativa, el lugar y el interlocutor son claves para escoger uno u otro estilo. Sin embargo, a la hora de escribir siempre se apuesta por un estilo formal. ¿Quieres saber cómo se escribe una carta formal? ¡No te pierdas este artículo!

Registro y carta formal

El registro formal es el que se emplea en situaciones comunicativas importantes y serias. Es el que utilizarías para un ambiente laboral o categoría social diferente a la propia y también cuando no tienes confianza con los receptores. El informal es el que se utiliza con amigos, familiares y situaciones cotidianas, es opuesto al anterior.

Por otro lado, el registro formal también es el que se utiliza a nivel escrito. Por ejemplo, es el que utilizas para solicitar una beca, un empleo o si quieres renunciar a este. También será el tipo de lenguaje que emplearás para comunicar una petición a tu empresa o, por ejemplo, para solicitar unas vacaciones.

Qué es una carta formal

Una carta formal es un documento en el que se debe mostrar cierto grado de cordialidad y respeto. Suele ser de carácter informativo y sirve para comunicar algo o pedir información relacionada con algún asunto.

Este tipo de cartas deben ser concisas, breves y muy claras. El receptor tiene que comprender con facilidad el mensaje y, para ello, no hay que olvidar que el texto debe estar bien estructurado.

Estructura y partes de una carta formal

Cualquier tipo de comunicación necesita cierto orden que organice el contenido y que facilite la lectura a los destinatarios. Por eso, a no ser que la carta sea informal o muy personal, es necesario evitar textos espontáneos. Lo adecuado es plantear un borrador con todos los datos y luego pasarlo a limpio.

Normas de corrección, calidad, orden, claridad ortográfica, sencillez, precisión y cortesía son algunos de los principios más importantes. ¿Quieres conocer los 8 pasos de una carta formal? ¡Te los presentamos a continuación!

Membrete

En una carta de carácter privado y formal, a la izquierda se suele incluir un membrete con los datos del remitente. En una carta comercial o empresarial estos datos se incluyen, por regla general, en el centro superior de la misma.

El objetivo del membrete es identificar a quien escribe la carta y debe incluir nombre de la persona o empresa, dirección, teléfonos, correo electrónico….

Destinatario

La experiencia nos indica que muchas veces, en el mundo empresarial, se envían cartas a la persona equivocada. Por ello, escribir el destinatario no es ninguna tontería. Así, el mismo comprobará si la carta es para él o si ha de delegarla en otro departamento de la empresa.

El estilo inglés incluye la dirección del destinatario alineada a la izquierda bajo el remitente. En cambio, en el estilo francés se incluye bajo el remitente pero en la parte derecha. Este último es el más utilizado.

Fecha

Se suele escribir en el lado derecho bajo el destinatario. En primer lugar se coloca el nombre de la población en la que se escribe la misiva y luego la fecha completa. Si en el membrete ya aparece la ciudad, no es necesario repetirlo.

Encabezamiento

El respeto y la cortesía es habitual en las comunicaciones, sobre todo en las formales; pero debe ser acorde al destinatario. Hablamos de palabras como estimado, distinguido y la abreviatura correspondiente (Sr. o Sra.), pero también vuestra excelencia, excelentísimo o vuestra señoría. En cualquier caso, la frase se cerrará con dos puntos, puedes apreciarlo en un ejemplo de carta comercial. 

Para no caer en una falta de respeto o menospreciar al destinatario, conviene cumplir las fórmulas de cortesía. 

Por otro lado, si la carta la dirigimos a un conocido con el que tenemos confianza, podemos iniciarla así:

Querido amigo:

Introducción

Con esta parte se pretende predisponer al destinatario a recibir la información de una forma suave, si va a recibir noticias desagradables. Aunque también puede crear un vínculo más sociable si es una primera comunicación.

No obstante, si ya existe una previa cordialidad anterior, puedes excluir la introducción y pasar directamente al cuerpo del mensaje.

Cuerpo del mensaje

Esta es la parte que da respuesta al motivo de la carta. Debes incluir todos los detalles e ideas que conforman el asunto central de la carta. Puede ser una carta de compromiso, un agradecimiento, una solicitud, una invitación, un poder…

Esta es la parte más extensa de la carta y la que recoge el grueso de la información. Por este motivo, conviene terminar el cuerpo con una frase a modo de resumen antes de despedirte.

Cierre o despedida

Es la parte de la carta en la que hay una mayor carga de cortesía. De forma general, aquí se suelen emplear buenos deseos y la despedida es afable y cordial.

Además, esta parte se redacta en tercera persona, no en primera como el cuerpo de la carta. Por ejemplo «Se despide» y no «Me despido». 

Hay que ser breve y existen diferentes fórmulas como en el encabezado: «Atentamente», «Le saluda cordialmente», «Se despide atentamente», «Un cordial saludo»…

Firma

En el ámbito comercial se utiliza antefirma, es decir, aparece el cargo y el nombre del firmante precedido por la abreviatura de firmado (Fdo.). Suele colocarse a la derecha o en el centro, aunque no hay un lugar recomendado para ello.

Notas o posdata

En la actualidad no se suelen escribir cartas a mano y no es habitual utilizar estos elementos complementarios para añadir información que se ha olvidado. Si se te olvida mencionar un detalle importante o dato de última hora y no quieres romper la estructura y organización de tu carta, puedes recurrir a la posdata.

La forma adecuada de utilizar este recurso es escribir algo muy conciso y limitado. En caso de necesitar un párrafo muy largo, es mejor volver a escribirla de nuevo.

Así es cómo se escribe una carta formal, pero si quieres tener a tu alcance otros recursos, permanece atento a las actualizaciones de nuestro blog.