Un oficio es un instrumento que tiene el destino de notificar una resolución, opinión, convenios, ordenanzas, informes o disposiciones. Casi cualquier organismo puede expresar oficios, desde establecimientos escolares a oficiales, sindicatos y asociaciones civiles.
Al igual que las cartas para solicitud de becas o las cartas formales, de las que ya hemos publicado algunos ejemplos, tiene una manera muy concreta de estructurarse.
La estructura principal de un oficio es la que se describe a continuación
- Membrete. Tiene como finalidad dar a conocer la compañía o dependencia.
- Fecha. Es la que describe y da vigencia al trámite.
- Lugar. Especifica el espacio donde se realiza el oficio, aunque esto es opcional.
- Número. Este tiende a ser un indicativo, habitualmente es como un control o folio.
- Destinatario. No es más que la persona o personas que están predestinadas a recibir el escrito.
- Asunto. Es la particularidad misma del instrumento y siempre debe existir como parte principal del oficio.
- Referencia. Esta se hace necesaria cuando el documento requiere de verificaciones.
- Cuerpo o texto. Es la misión que se quiere notificar.
- Despedida. En caso de los oficios, esta puede ser formal o informal. Está obligada a aparecer el documento, bien sea como postdata o cortesía, pero cambia dependiendo de cada uno de ellos.
- Firma. Se garabatea la rúbrica a mano del responsable o responsables.
- Anexo. Este es opcional y siempre va a depender del argumento que se utilizan como del tipo de institución que lo emita.
Prototipo de oficio
- Documento administrativo. Se utiliza dentro de la empresa para comunicar o verificar procedimientos y cumplimiento.
- Documento de transcripción. Puede anunciar la resolución y necesita una copia.
- Transacciones múltiples. En estas transacciones, la información se proporciona a una o más personas o se pone a disposición de muchas. Su función es solo cubrir a varias personas
Modelo de oficio simple
Oficina número 11 8 7/09 HB
Madrid, España, 3 de septiembre de 2021
- Director de la Sede Central de la Compañía:
Marcelo Ruival Gómez
Asunto: Denuncias personales por reiterados abusos de poder.
Ref: 578 CSDHB53
Estoy aquí la noche del viernes 12 de julio, con una profunda decepción e insatisfacción personal por una serie de hechos importantes que han ocurrido dentro de la cobertura de la empresa.
La seguridad de la empresa tuvo un comportamiento poco profesional y nada apropiado. Afortunadamente, acudió el director de recursos humanos, quien resolvió el problema de buena fe. Así, consiguió que los guardias de seguridad cejasen en su empeño y actitud negativa.
Adjunto otras declaraciones de testigos en el lugar y un video con grabaciones de familiares.
Reciba un cordial saludo
Gerencia General (nombre de la empresa)
Marcelo Ortega y Venancio
Modelo de Documento u Oficio Administrativo
Tejidos Garrido SA de CV
Vista: 578 CSDHB53
Oficina: 2256
Asunto: Venta de materiales
Sevilla, 10 de febrero de 2021
C Manager Modelos y CIA, Rubén Torres Gómez
Total 300 sombreros vendidos.
Esperamos poder realizar las entregas a tiempo durante la semana.
Reciba un cordial saludo.
Dirección
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